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Die Stadtverwaltung Osnabrück bietet Ihnen Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a VwVfG. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger einen Zugang eröffnet hat.
Die Stadtverwaltung Osnabrück bietet unter folgenden Bedingungen verschiedene Varianten der elektronischen Kommunikation an:
E-Mails sind vergleichbar mit den Postkarten der Briefpost. Unter Umständen können sie auch durch Unbefugte mitgelesen werden. Aus diesem Grund liegt es bei Ihnen, ob Sie der Stadtverwaltung Osnabrück per E-Mail schreiben.
Die Stadtverwaltung Osnabrück behält sich vor, auch bei sehr allgemeinen Fragen, hierauf nicht per E-Mail zu antworten. Es kann also sein, dass eine möglicherweise erforderliche Antwort auf Ihre E-Mail weiterhin per Briefpost oder Telefonanruf erfolgen muss.
Sollten Sie mit der Stadt Osnabrück per E-Mail Kontakt aufnehmen, ist es deshalb unbedingt erforderlich, in Ihrer E-Mail Ihren Namen und Ihre Anschrift, ggf. das Aktenzeichen/Buchungszeichen o. ä. und ggf. Ihre Telefonnummer anzugeben.
Derzeit können Sie alle einfachen Schreiben und Anträge, die nicht der Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift bedürfen, per E-Mail an die Stadtverwaltung Osnabrück senden. Das Zustellrisiko liegt hierbei jedoch bei Ihnen. Dies kann z. B. bei Schreiben, bei denen eine Frist gewahrt werden muss, von Bedeutung sein.
Ist eine Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben ist die Kommunikation per E-Mail nicht möglich. Das gilt beispielsweise bei der Beantragung von Personalausweisen oder einem Widerspruch. Auch wenn absolute Sicherheit über den Einsender bestehen muss, zum Beispiel bei der Erteilung von berechtigten Auskünften, die Daten Dritter enthalten, der Mitteilung einer Bankverbindung für Erstattungszwecke oder der Erteilung einer Einzugsermächtigung, ist die Kommunikation über E-Mail ausgeschlossen. Wir bitten Sie, in solchen Fällen einen Brief oder ein Fax zu senden.
Möchten Sie mit der Stadt Osnabrück über einen sichereren Weg als den der einfachen E-Mail kommunizieren, ist dies mit einer verschlüsselten E-Mail-Kommunikation möglich. Die Stadtverwaltung Osnabrück bietet hierfür verschiedene Möglichkeiten.
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer E-Mails können Sie verschlüsselte E-Mails an uns senden. Die Verschlüsselungsverfahren S/MIME und PGP werden seitens der Stadtverwaltung Osnabrück unterstützt.
Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten "Öffentlichen Schlüssel". Der öffentliche PGP-Schlüssel sowie das öffentliche S/MIME-Zertifikat stehen gleich hier zum Herunterladen bereit.
Verfügen Sie über eine zentrale Mail-Gateway Lösung in Ihrem Unternehmen, wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator. Er kann dann die nötigen Zertifikate hier herunterladen und importieren.
Möchten Sie Ihre privaten E-Mails verschlüsselt versenden, können Sie die Möglichkeit und die Nutzung in der jeweiligen Hilfe Ihres E-Mail-Programms nachlesen.
Auch per DE-Mail ist die Stadtverwaltung Osnabrück erreichbar. DE-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von Mails und Dateianhängen. Um den Service nutzen zu können, benötigen Sie eine DE-Mailadresse. Die städtische DE-Mailadresse lautet egovernmentnoSpam@osnabrueck.de-mailnoSpam.de.
Bei der Stadt Osnabrück können Dateianhänge an eingehenden E-Mails nur für bestimmte Dateiformate akzeptiert werden.
Manche Dateitypen stellen ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar und Mails mit diesen Anhängen werden abgewiesen.
Folgende Dateiformate werden von uns angenommen:
Abweichende Dateiformate können grundsätzlich nicht akzeptiert werden.
Nicht zulässig sind insbesondere folgende Formate:
Möchten Sie andere Dateiformate oder eine größere E-Mail an die Stadtverwaltung schicken, ist dies nur mit vorheriger Zustimmung möglich.
Aus Gründen der Gleichbehandlung werden eingehende E-Mails grundsätzlich wie normale Briefpost behandelt. Durch die Kommunikation per E-Mail kann also keine wesentlich zügigere Erledigung Ihres Anliegens erwartet werden.
Über das ServicePortal Osnabrück unter service.osnabrueck.de können Sie auf einfache und sichere Weise mit der Verwaltung in Kontakt treten. Sie finden dort viele Behördendienstleistungen, bei denen Sie dem zuständigen Sachbearbeiter bzw. der zuständigen Sachbearbeiterin Ihr Anliegen über ein elektronisches Kontaktformular mitteilen können. Damit Sie auf diesem Weg ebenfalls eine Antwort erhalten können, ist eine einmalige Registrierung notwendig.
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