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Der Hauptinhaltsbereich - hier finden Sie Artikel zum Thema Interessenbekundungsverfahren zum Schlossgarten Open Air 2019 - 2023

Interessenbekundungsverfahren zum Schlossgarten Open Air 2019 - 2023

I. Vorbemerkungen und allgemeine Beschreibung der Veranstaltung

  • Seit der Premiere im Jahr 2015 hat sich das Schlossgarten Open Air zu einer hochkarätigen Musikveranstaltung mit überregionaler Ausstrahlung entwickelt. Der Veranstaltungsort vor dem barocken Osnabrücker Schloss ist aufgrund seines historischen Ambientes beim Publikum sehr beliebt. In den vergangenen Jahren haben bis zu 12.000 Zuschauer pro Veranstaltungstag die Veranstaltung besucht.
  • Das Schlossgarten Open Air findet im Schlossgarten Osnabrück auf einer Fläche von ca. 12.000 qm statt. Die genauen Abmessungen und die konkret nutzbaren Flächen ergeben sich aus dem Lageplan, der bei der Stadt Osnabrück abgefordert werden kann.
  • Die Veranstaltungsfläche wird dem Veranstalter für die Dauer der Veranstaltung von der Stadt Osnabrück zur Verfügung gestellt.
  • Das Schlossgarten Open Air findet an 2 - 3 Tagen im August statt (Freitag, Samstag, ggf. Sonntag), der Auf- und Abbau erfolgt jeweils einen Tag vor und nach dem 2-3tägigen Veranstaltungszeitraum.
  • Dieser dauerhafte Erfolg in der Durchführung und Organisation des Schlossgarten Open Air basiert auf einer guten und kontinuierlichen Kommunikation und Vernetzung aller Beteiligten sowie einer professionellen Koordination und Vermarktung, die über die Stadt Osnabrück, insbesondere den Fachbereichen Bürger und Ordnung und Kultur der Stadt Osnabrück, mit dem durchführenden Veranstalter erfolgt. Die Verantwortlichen arbeiten ständig an der Optimierung des Gesamtkonzepts, das traditionelle und innovative Ansätze verknüpft.

II. Es sind folgende Mindestbedingungen durch den Veranstalter zu erfüllen:

Folgende Vorgaben gelten für den Veranstalter zur Durchführung des Schlossgarten Open Air Event in den Jahren 2019 - 2023:

  1. Der Veranstalter führt das musikalische Programm und die Organisation der Veranstaltung einschließlich der gastronomischen Versorgung im August an 2 - 3 Veranstaltungstagen – zuzüglich einen Tag für den Aufbau und einen Tag für den Abbau – insgesamt auf eigene Rechnung und eigenes Risiko auf den von der Stadt bereit gestellten Flächen im Schlossgarten Osnabrück durch. Die konkreten Veranstaltungszeiten während dieser Tage werden von der Stadt vorgegeben.
  2. Sämtliche Versorgungseinrichtungen (insbesondere Strom, Wasser und Abwasser) sind auf eigene Kosten des Veranstalters fachgerecht durch ein jeweils dafür zugelassenes Unternehmen zu installieren.
  3. Bzgl. der Optik und Gestaltung der Veranstaltungsfläche ist den Vorgaben der Stadt zu den Themen „Sicherheit“ und „Barrierefreiheit“ nachweisbar und prüfbar Rechnung zu tragen.
  4. Darüber hinaus sollte die Aufenthaltsqualität im Veranstaltungsbereich (passend zur Zielgruppe und im Rahmen der räumlichen Möglichkeiten) verbessert werden, z. B. durch Sitzbereiche, Verweilmöglichkeiten. Die Veranstaltungsfläche ist über Dekorationselemente, Beleuchtung und weitere Elemente optisch wertig zu gestalten.
  5. Die Reinigung des Veranstaltungsgeländes ist täglich auf Kosten des Veranstalters fachgerecht vorzunehmen. Dazu gehört auch die Schlussreinigung nach Beendigung der Veranstaltung. Geeignete Mülltonnen sind von Seiten des Veranstalters aufzustellen und fachgerecht zu leeren. Zentrale Toilettenanlagen sind aufzustellen, dabei sind auch WCs für Behinderte vorzuhalten.
  6. Der Veranstalter ist für das Einholen und Umsetzen aller Genehmigungen und Abstimmungen, die für die ordnungsgemäße Durchführung dieser Veranstaltung erforderlich sind, verantwortlich. Alle hiermit verbundenen Kosten sind von ihm zu tragen. Ordnungsrechtliche Fragen und alle Sicherheitsauflagen, die mit der ordnungsgemäßen Durchführung dieser Veranstaltung verbunden sind, sind mit allen zuständigen Behörden und Institutionen abzuklären. Insbesondere ist mit dem Fachbereich Bürger und Ordnung der Stadt Osnabrück eine Abstimmung erforderlicher Genehmigungen vorzunehmen. Weiterhin muss der Veranstalter einen vollständigen genehmigungsfähigen Bauantrag einschließlich eines Brandschutz- und Evakuierungskonzepts, Sicherheitskonzept und Schallschutzgutachten rechtzeitig vor dem Veranstaltungstermin dem Fachdienst Bauordnung und Denkmalpflege zur Prüfung vorlegen. Insbesondere sind Feuerwehrzufahrten und Rettungswege stets freizuhalten.
  7. Die Absicherung der Veranstaltung durch geeignetes Sicherheitspersonal muss erfolgen.Das Vorliegen aller erforderlichen Genehmigungen ist der Stadt durch die Vorlage einer Kopie nachzuweisen.
  8. Eine Abstimmung hierzu mit dem Fachbereich Bürger und Ordnung sollte vor der Bewerbung erfolgen, denn eine nachträgliche Ausweitung oder Versetzung von Flächen kann nicht genehmigt werden.
  9. Der Bühnenaufbau ist mit dem Osnabrücker ServiceBetrieb rechtzeitig vor der Veranstaltung abzustimmen. Bepflanzungen, Skulpturen und Springbrunnen sowie die sonstige vorhandene Ausgestaltung ist zu berücksichtigen.
  10. Der Zustand der Grünflächen im Veranstaltungsgelände wird von der Stadt und dem Osnabrücker Service Betrieb vor der Übergabe der Flächen an den Veranstalter schriftlich erfasst. Die Kosten der Dokumentation trägt der Veranstalter. Unmittelbar nach dem Abbau erfolgt eine gemeinsame Bestandsaufnahme und Übergabe der Flächen an die Stadt, um ggf. Schäden festzustellen. Die Kosten einer Schadensbeseitigung trägt der Veranstalter.
  11. Während der gesamten Veranstaltungsdauer muss ein Verantwortlicher der Betreibers auf dem Gelände erreichbar sein.

III. Vorgaben der Stadt Osnabrück für die Inhalte der Bewerbungsunterlagen

In den Bewerbungsunterlagen sind folgende Inhalte - mit der nachfolgenden Nummerierung gegliedert - darzustellen und nachzuweisen:

  1. Es sind dem Bühnen-und Veranstaltungsprofil entsprechende Aktionen und die attraktive, publikumswirksame Gestaltung des Programms mit einem Rahmenprogramm konkret darzustellen.
  2. Die zu engagierenden Künstler sind mit ihrem Programm nachzuweisen (z. B. durch Porträts, Veröffentlichungen).
  3. Die Stadt Osnabrück legt Wert auf die Durchführung barrierefreier Veranstaltungen; den Planungen ist deswegen das Konzept der Stadt Osnabrück zur Barrierefreiheit zugrunde zu legen und die Einhaltung in den Bewerbungsunterlagen im Lageplan nachzuweisen.
  4. Es sind schriftliche Erläuterungen zur baulichen und künstlerischen Gestaltung und zur Bewirtschaftung des Bühnenstandorts gefordert, die auf den Charakter des Musikprogramms ausstrahlen und die Veranstaltung prägen.
  5. Es ist nachzuweisen, welche weiteren Unternehmen in die Gestaltung der Veranstaltung (Gastronomie, Bühnenprogramm) eingebunden werden.
  6. Es sind mindestens drei Referenzprojekte nachzuweisen, die deutlich machen, dass der Veranstalter bereits über mehrjährige Erfahrungen in der Durchführung vergleichbarer Veranstaltungen im innerstädtischen Raum – auch einer Großstadt – und in der Musikbranche verfügt.
  7. Ein Nachweis des vom Veranstalter eingesetzten Personals ist vorzulegen.
  8. Insbesondere ist ein Sicherheitskonzept vorzulegen und der Nachweis des Vorhaltens geeigneten Sicherheitspersonals ist zu führen.
  9. In dem von der Stadt Osnabrück bereit gestellten Lageplan sind die geplanten Aufbauten darzustellen und mit der Bewerbung vorzulegen. Es sind Flächen für WC-Anlagen sowie weitere Versorgungs- und Lagerflächen in ausreichendem Maße zu berücksichtigen. Ebenso sind die Flächen für die Flucht- und Rettungswege und die Bewegungs- und Aufstellflächen für die Feuerwehr darzustellen.
  10. Auch die optische bauliche und sonstige Ausgestaltung der Veranstaltungsfläche ist konkret im Lageplan und durch eine Beschreibung darzustellen.
  11. Es ist darzustellen, wie die Reinigung der Veranstaltungsfläche und die Versorgung mit Sanitäranlagen erfolgt.
  12. Es sind ein Führungszeugnis, Gewerbezentralregisterauszug, die Gewerbeanmeldung und der Nachweis eines ausreichenden (Veranstaltungs-) Versicherungsschutzes (insbesondere der Veranstalter-Haftpflichtversicherung) durch den Veranstalter vorzulegen.

IV. Bei der Stadt Osnabrück abzufordernde Unterlagen / Vertragsmuster

Bei der Stadt Osnabrück, Fachbereich Kultur, Frau Patricia Mersinger, Postfach 4460, 49034 Osnabrück sind folgende Unterlagen abzufordern:

  1. Lageplan mit der Darstellung der Veranstaltungsflächen am Osnabrücker Schloss
  2. Konzept der Stadt Osnabrück zur Barrierefreiheit
  3. Vertragsmuster für die Inhalte der Beauftragung

Der Einsendeschluss für die Unterlagen zum Interessenbekundungsverfahren ist der 25. Juni 2018.
Die Einsendung der Bewerbungsunterlagen erfolgt an die Stadt Osnabrück, Fachbereich Kultur, Patricia Mersinger, Postfach 4460, 49034 Osnabrück.

Bei mehreren Bewerbungen entscheidet das Angebot, das alle benannten Kriterien vollständig und am besten erfüllt. Nicht rechtzeitig eingereichte Unterlagen können nicht berücksichtigt werden.


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