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Interessenbekundungsverfahren (IBV) für die Maiwoche 2018

Die Maiwoche in Osnabrück hat sich seit ihrer Premiere im Jahr 1972 zu einem familienfreundlichen Volksfest mit überregionaler Ausstrahlung entwickelt. Sie steht für ein vielfältiges Musikprogramm von hoher Qualität, das auf zahlreichen Plätzen und Bühnen in der Innenstadt stattfindet und ohne Eintrittsgelder zugänglich ist.

Die Maiwoche zieht in zehn Tagen Laufzeit (freitags bis sonntags) rund 650.000 Besucher an und ist mittlerweile eine Visitenkarte für die Stadt mit hoher Identifikationskraft für die Bürger. Dieser dauerhafte Erfolg basiert auf einer guten und kontinuierlichen Kommunikation und Vernetzung aller Beteiligten sowie einer professionellen Koordination und Vermarktung, die über die Stadt Osnabrück, insbes. den Fachbereich Bürger und Ordnung, sowie über die Osnabrück Marketing und Tourismus GmbH (OMT) erfolgt. Die Verantwortlichen arbeiten ständig an der Optimierung des Gesamtkonzeptes, das traditionelle und innovative Ansätze verknüpft. Dabei wird auch dem wirtschaftlichen Aspekt Rechnung getragen.

Für die Maiwoche im Jahr 2018, die aufgrund der Feiertage eine XXL-Maiwoche sein und vom 10. bis 21. Mai stattfinden wird, soll auch wieder der Bereich des Ledenhofs bespielt werden. Der Ledenhof hat sich durch diverse Veranstaltungen zu einem attraktiven Veranstaltungsort entwickelt und soll nun auch zur Maiwoche wieder ein abwechslungsreiches Programm bieten.

Die zu vergebende Fläche beträgt etwa 1500 bis 1700 Quadratmeter, zuzüglich eventuell benötigter Logistikflächen. Die genauen Abmessungen und die konkret nutzbare Flächen sind dem Lageplan (siehe unten) zu entnehmen.

Eine Bewerbung für die Fläche kann sowohl für die gesamte Laufzeit der Maiwoche als auch nur für die Wochenenden erfolgen.

Wichtige allgemeine Hinweise und Rahmenbedingungen
Das Gesamtkonzept hat sich grundsätzlich an der Satzung der Stadt Osnabrück über Volksfeste (Marktordnung) zu orientieren. (www.osnabrueck.de/ortsrecht)

Bühnen
Die Bühne soll in Abstimmung mit der Feuerwehr und dem Fachbereich Bürger und Ordnung aufgebaut werden.

Gebühren
Für die Flächen ist an die Stadt Osnabrück eine Sondernutzungsgebühr gemäß der „Satzung der Stadt Osnabrück über die Erhebung von Gebühren für die Sondernutzung an Straßen in der Stadt Osnabrück – Sondernutzungsgebührenordnung“ zu zahlen. (www.osnabrueck.de/ortsrecht).

Sollten Grünalgen oder Hochbeete genutzt werden, ist die Nutzung beim Osnabrücker Servicebetrieb zu beantragen. Ebenso ist die Gebühr für die Festsetzung der Veranstaltung gemäß Titel IV Gewerbeordnung zu zahlen.

Barrierefreiheit
Die Stadt legt Wert auf die Durchführung barrierefreier Veranstaltungen. Den Planungen ist daher das Konzept der Stadt Osnabrück zur Barrierefreiheit zugrunde zu legen. Das Konzept erhalten Sie beim Fachbereich Bürger und Ordnung.

Lageplan/Versorgungseinrichtungen
Ein maßstabsgerechter Lageplan mit den geplanten Aufbauten ist mit der Bewerbung vorzulegen. Bereits bei der Planung sind Flächen für WC-Anlagen sowie weitere Versorgungs- und Lagerflächen in ausreichendem Maße zu berücksichtigen und im Vorfeld mit dem Fachbereich Bürger und Ordnung abzustimmen. Lager- und Logistikflächen sind grundsätzlich auf der Veranstaltungsfläche auf der Bruttofläche der jeweiligen Veranstaltungsfläche zu berücksichtigen. Sollte dies nicht möglich, ist eine Abstimmung im Vorfeld mit Fachdienst Straßenverkehr erforderlich. Eine nachträgliche Ausweitung oder Versetzung von Flächen kann nicht genehmigt werden. Sämtliche Versorgungseinrichtungen (Strom, Wasser und Abwasser) sind auf eigene Kosten fachgerecht durch ein dafür zugelassenes Unternehmen zu installieren.

Bühnenprogramm
Bestandteil der Bewerbung um die zur Verfügung stehenden Flächen ist ein aussagekräftiges Bühnenprofil. Zu beschreiben ist das Veranstaltungsprogramm mit Ausführungen zu den Musikrichtungen und den Zielgruppen.

Die Qualität und Publikumswirksamkeit der ausführenden Künstler ist nachzuweisen (z.B. durch Portraits, Veröffentlichungen etc.).

Das musikalische Programm führt der Bewerber auf eigene Rechnung und eigenes Risiko durch. Zur Sicherung der Vielfalt des Musikprogramms und zur Vermeidung von Überschneidungen ist das Programm mit der OMT abzustimmen und nach Aufforderung zu modifizieren.

Zudem wird erwartet, dass an dem ersten Wochenende Samstag und Sonntag von 13 bis 18 Uhr ein Kinder- und/oder Jugendprogramm, gerne in Kooperation mit Schulen oder Vereinen, angeboten wird.
Am Dienstag soll auf der Bühne ein „Osnabrück-Tag“ für und mit den Osnabrücker (z.B. Karaoke, Rudelsingen, Poetry Slam) in der Zeit von 19 bis 21.30 Uhr angeboten werden.

Öffnungszeiten/GEMA
Die festgelegten Öffnungszeiten und Lärmobergrenzen sind strikt einzuhalten. Gleiches gilt auch für die vorgegebenen Auf- und Abbauzeiten. Das Benehmen mit den Anliegern ist herzustellen.

Die OMT übernimmt die zentrale Anmeldung der gesamten Veranstaltung bei der GEMA und berechnet die Gebühren entsprechend eines einheitlichen Schlüssels bezogen auf den Anteil des Veranstalters an der Gesamtfläche und der Anzahl der Programmtage.

Optik/Platzgestaltung
Den Erfordernissen der Vorgaben der Stadt zu den Themen Sicherheit und Barrierefreiheit ist Rechnung zu tragen. Darüber hinaus sollte die Aufenthaltsqualität (passend zur Zielgruppe und im Rahmen der räumlichen Möglichkeiten) verbessert werden, z.B. durch Sitzmöglichkeiten/Verweilbereiche. Die Fläche ist über Dekorationselemente, Beleuchtung etc. optisch wertig zu gestalten. Ebenfalls sind Erläuterungen zur optischen Gestaltung der Bühne gewünscht.

Marketing
Für die optimale Umsetzung crossmedialer Marketingmaßnahmen benötigt die OMT rechtzeitig

  • Informationen zum Bühnenprogramm mit ausführlichen und korrekten Angaben zu den Künstlern
  • Informationen zu den Highlights/Besonderheiten
  • Bildmaterial mit Nutzungsrechten und entsprechend hoher Auflösung
  • Links zu Internetseiten, YouTube, Facebook-Seiten der Künstler etc.
  • Informationen zu Sponsoren, Aktionen etc.

Für die Durchführung der Marketingmaßnahmen ist vom Bewerber ein Werbekostenzuschuss zu zahlen. Die Höhe wird im Überlassungsvertrag festgelegt und beträgt für das Jahr 2018 voraussichtlich 350 Euro/Tag.

Sicherheit
Die Stadt Osnabrück beauftragt zentral den Rettungs- und Sanitätsdienst und die Brandwache. Die Kosten hierfür werden dem Interessenten nach einem Schlüssel bezogen auf die Fläche und die Veranstaltungstage anteilig berechnet. Ebenfalls nach einem  Schlüssel erfolgt auch die Berechnung der Kosten für ein Gesamt-Sicherheitskonzept, das von einem lizensierten Sicherheitsunternehmen konzipiert, überwacht und in Rechnung gestellt wird.

Bei Vertragsschluss ist eine ausreichende Veranstalterhaftpflichtversicherung nachzuweisen und die Stadt Osnabrück von allen Haftungsansprüchen freizustellen.

Sauberkeit
Die Reinigung des Veranstaltungsgeländes ist täglich auf eigene Kosten fachgerecht vorzunehmen. Dazu gehört auch die Schlussreinigung nach Beendigung der Veranstaltung.  Geeignete Mülltonnen sind von Seiten des Bewerbers aufzustellen. Eine zentrale Toilettenanlage (nach Möglichkeit keine Dixies) ist durch den Bewerber einzurichten. Dabei ist auch ein Behinderten-WC bereit zu stellen.

Weitere Hinweise
Der Bewerber, der das IBV für sich entscheiden kann, hat rechtzeitig, spätestens jedoch bis zum 1. April 2018 die erforderlichen Anträge auf Festsetzung der Veranstaltung bei der Stadt Osnabrück einzureichen und die Festsetzungsgebühr zu zahlen. Ebenso sind die entsprechenden Anzeigen nach dem Gaststättengesetz einzureichen sowie die erforderlichen Anträge auf Sondernutzung des Veranstaltungsgeländes einzureichen und die festgesetzte Sondernutzungsgebühr zu zahlen. Der Antrag „Großveranstaltungen auf öffentlichen Straßen und Plätzen in Osnabrück“ ist ebenfalls rechtzeitig, spätestens jedoch ebenfalls bis zum 1. April 2018 einzureichen.

Der Einsendeschluss für die Unterlagen zum IBV ist der 9. Februar 2018

Die Einsendung der Bewerbungsunterlagen erfolgt an die

Stadt Osnabrück
Fachbereich Bürger und Ordnung
Gert Lindke
Postfach 4460
49034 Osnabrück.

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www.osnabrueck.de

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